Projektstand zusammengesucht
Der aktuelle Stand ergibt sich aus Telefonaten, Mails und einzelnen Listen. Eine belastbare Übersicht fehlt.
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Digitale Abläufe für Bau- & Projektservice
Nacharbeit erledigt. Nachweis gleich dabei.
In der Bau- und Projektkoordination müssen Stände aus Telefonaten, E-Mails und Einzellisten zusammengesetzt werden. HeWo ist die Software und App, mit der Projektservice-Betriebe Mängel und Nacharbeiten als Auftrag an die eigenen Monteure geben und mit Fotos, Zeiten und Arbeitsnachweis zurückbekommen, damit der Stand je Auftrag belegbar ist.
Sprache statt TippenVor Ort fertigBüro direkt informiert
HeWo vor Ort
Tätigkeit, Material und Fotos direkt beim Auftrag.
Inhaltsverzeichnis
Typischer Arbeitsalltag
Wo Informationen heute verloren gehen
Zwischen Bauleitung, Büro und den eigenen Monteuren entstehen Lücken dort, wo Mängel, Nacharbeiten und Stände über getrennte Kanäle laufen.
Mängel ohne klaren Verantwortlichen
Festgestellte Mängel landen in Freitexten, ohne Gewerk, Frist und Zuständigkeit. Die Nachverfolgung ist mühsam.
Nacharbeit ohne Nachweis
Was bei einer Nacharbeit wann erledigt wurde, steht auf keinem Nachweis. Rückfragen und Nachträge verzögern sich.
Echte App-Screens
Erfassen, prüfen, abschließen.
So hilft HeWo
Mängel, Nacharbeit und Nachweis in einem Ablauf
Das Büro legt für jeden Mangel oder jede Nacharbeit einen Auftrag im Admin-Dashboard an und weist Monteure zu. Vor Ort erfassen sie Arbeitszeit, Material, Fotos und Notizen am Auftrag, vieles per Sprache, und schließen mit Arbeitsnachweis und Erledigungsstatus ab.
Im Admin-Dashboard sieht das Büro jeden Auftrag mit Status, von Geplant bis Abgeschlossen. Ist beim Abschluss niemand zum Unterschreiben da, geht der Auftrag mit Grund auf „Zur Prüfung“, und das Büro gibt frei.
- Stand jedes Auftrags ohne Zusammensuchen sehen
- Mängel als Auftrag mit zugewiesenem Monteur abarbeiten
- Nachträge als Angebot per Link zur Annahme schicken
- Nacharbeiten mit Fotos und Unterschrift belegen
Digitaler Ablauf
Vom Auftrag bis zur Büroübergabe
Der Ablauf bildet die Nacharbeit vom Mangel bis zum abgeschlossenen Auftrag ab, ohne die Steuerung durch die Bauleitung zu ersetzen.
Auftrag anlegen
Das Büro legt für den Mangel oder die Nacharbeit einen Auftrag an und weist Monteure zu. Termine aus Outlook werden als Vorschlag zu Aufträgen.
Mangel festhalten
Vor der Nacharbeit halten die Monteure den Mangel mit Fotos und Notiz am Auftrag fest.
Nacharbeit erfassen
Arbeitszeit und Material werden am Auftrag eingesprochen und vor dem Speichern bestätigt.
Nachtrag anbieten
Fällt Mehrarbeit an, schickt das Büro ein Angebot per Link. Der Auftraggeber nimmt online an oder lehnt ab, beim Erstversand entsteht eine Nachfass-Aufgabe nach 7 Tagen.
Stand übergeben
Mit Kundenunterschrift oder ohne Unterschrift mit Grund geht der Auftrag ans Büro. Der Arbeitsnachweis als PDF steht zum Teilen und für die Abrechnung bereit.
Aus der Praxis
So wird aus einzelnen Angaben ein verlässlicher Prozess
In der Projektkoordination entscheidet die Zuordnung: Welcher Mangel, welche Nacharbeit und welches Foto gehört zu welchem Bauabschnitt? Der mobile Ablauf hält diesen Bezug am Auftrag.
Mangel aus der Begehung
Bei der Begehung wird ein Mangel festgestellt. Das Büro legt dafür einen Auftrag mit Termin an und weist einen Monteur zu. Der Monteur erhält einen klaren Auftrag statt einer vagen Notiz.
Mehrere Nacharbeiten parallel
Mehrere Monteure arbeiten an verschiedenen Stellen der Baustelle, jeder an seinem Auftrag. Das Büro sieht im Admin-Dashboard den Status jedes Auftrags ohne Sammelanruf.
Kein Auftraggeber vor Ort
Die Nacharbeit ist fertig, aber niemand kann unterschreiben. Der Monteur schließt ohne Unterschrift mit Grund ab, der Auftrag geht auf „Zur Prüfung“, und die Unterschrift kann später nachgeholt werden.
Erst den Ablauf klären, dann digital abbilden
Vor der Einführung wird festgelegt, welche Information im Betrieb bereits zuverlässig vorhanden ist und wer sie verantwortet. Für Bau- & Projektservice bedeutet das: Pflichtangaben werden nur dort eingesetzt, wo sie einen nachfolgenden Schritt absichern. Fachliche Entscheidungen bleiben bei den zuständigen Mitarbeitern. HeWo strukturiert die Übergabe und macht sichtbar, wenn eine Freigabe, ein Nachweis oder eine Rückmeldung fehlt.
Ein Pilot startet mit einem überschaubaren Auftragstyp und echten Fällen aus dem Bereich Bau & Ausbau. Team und Büro prüfen gemeinsam, ob die Erfassung vor Ort schnell genug ist und die Daten im Anschluss tatsächlich weiterhelfen. Erst danach werden weitere Auftragsarten, Automatisierungen oder Schnittstellen ergänzt. So wächst der digitale Prozess aus dem Arbeitsalltag heraus und nicht aus einer theoretischen Funktionsliste.
Passende Bausteine
Nur die Technik, die euren Ablauf verbessert
Arbeitsnachweis je Einsatz
Zeiten, Material, bis zu 8 Fotos und Erledigungsstatus als PDF.
Mängelmanagement
Jeden Mangel als Auftrag mit Termin, zugewiesenem Monteur und Fotos abarbeiten.
Nachträge per Link
Mehrarbeit als Angebot per Link schicken, der Auftraggeber nimmt online an oder lehnt ab.
Auftragsstatus
Geplant, Aktiv, Zur Prüfung oder Abgeschlossen je Auftrag im Admin-Dashboard sehen.
Belegbar statt behauptet
HeWo passt, wenn ihr Mängel und Nacharbeiten mit eigenen Monteuren erledigt. Für die Koordination von Nachunternehmern, Pläne auf der Baustelle und Abnahmeprotokolle ist HeWo nicht gebaut. Vor dem Demo-Zugang prüfen wir kurz, ob es zu eurem Projektservice passt.
Häufige Fragen
Was Betriebe aus der Branche Bau- & Projektservice wissen möchten
Wie finden wir die beste Bauprojekt-Software für unseren Projektservice?
Projektservice ist nicht gleich Projektservice, deshalb gibt es keine Bauprojekt-Software, die überall passt. Koordiniert ihr vor allem Gewerke und Nachunternehmer, braucht ihr Pläne auf der Baustelle sowie Abnahme- und Mängelprotokolle. Schickt ihr eigene Leute zu Nacharbeiten, zählt eher, wie Einsätze geplant und Nachträge beauftragt werden. Dafür ist HeWo gedacht. Termine aus Outlook werden zu Aufträgen für eure Monteure, und Nachträge gehen aus dem Büro als Angebot per Link raus, der Auftraggeber nimmt online an oder lehnt ab. Pläne sind in der App allerdings nicht sichtbar, und Checklisten oder Prüfprotokolle gibt es in HeWo nicht. Hängt eure Arbeit daran, führt an einer klassischen Bauprojekt-Software kein Weg vorbei.
Software-Vergleiche ansehenIst HeWo eine klassische Bauprojekt-Software?
Nein. HeWo ist für Betriebe gedacht, die eigene Monteure zu Mängeln und Nacharbeiten schicken. Das Büro legt Aufträge an, die Monteure erfassen Zeiten, Material und Fotos und schließen mit Arbeitsnachweis ab. Pläne sind in der App nicht sichtbar, Checklisten und Prüfprotokolle gibt es nicht.
Können Mängel mit Frist und Zuständigkeit verfolgt werden?
Über Aufträge. Legt das Büro für einen Mangel einen Auftrag an, hat er einen Termin und einen zugewiesenen Monteur, und der Status zeigt, ob er erledigt ist. Ein Mängelprotokoll mit eigenen Feldern für Gewerk und Frist gibt es nicht, weil HeWo keine konfigurierbaren Formulare hat.
Lässt sich die geleistete Nacharbeit belegen?
Ja. Der Arbeitsnachweis als PDF enthält Zeiten, Material, bis zu 8 Fotos, den Erledigungsstatus und die Kundenunterschrift. Ist niemand zum Unterschreiben da, geht der Auftrag mit Grund ans Büro.
Können mehrere Gewerke parallel abgebildet werden?
Über getrennte Aufträge. Legt das Büro je Gewerk oder Bauabschnitt einen eigenen Auftrag an, hat jeder seine Monteure, seinen Status und seinen Arbeitsnachweis.
Kann unsere Projekt- oder Bürosoftware angebunden werden?
Zur App gehören die Anbindung an den Outlook-Kalender und der Materialimport per CSV oder Excel. Eure Projekt- oder Bürosoftware anzubinden ist Projektarbeit außerhalb der App, nach Aufwand und mit Preis nach Angebot.
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Soll euer Auftragsablauf weniger Handarbeit machen?
Erzählt uns kurz, welcher Prozess euch Zeit kostet. Wir sagen euch ehrlich, ob Automatisierung oder eine interne App sinnvoll ist und was dafür geklärt werden muss.