Material kommt verspätet ins Büro
Verbautes Material und Leistung werden erst nachträglich gemeldet. Die Rechnung verzögert sich.
Alle Branchen
Digitale Abläufe für Schlüsseldienste
Tür offen. Nachweis sofort vollständig.
Im Schlüsseldienst werden Notdienste schnell erledigt, aber Material und Freigaben kommen oft verspätet ins Büro. HeWo ist die Software und App, mit der Schlüsseldienste Leistung, Material, Fotos und die Unterschrift des Kunden direkt am Auftrag erfassen, auch unter Zeitdruck. Wie die Berechtigung geprüft wurde, steht in der Notiz.
Sprache statt TippenVor Ort fertigBüro direkt informiert
HeWo vor Ort
Tätigkeit, Material und Fotos direkt beim Auftrag.
Inhaltsverzeichnis
Typischer Arbeitsalltag
Wo Informationen heute verloren gehen
Zwischen Einsatzort, Monteur und Büro entstehen Lücken dort, wo Notdienste schnell gehen, aber die Dokumentation hinterherhinkt.
Legitimation nicht dokumentiert
Die Prüfung der Berechtigung wird durchgeführt, aber nicht eindeutig festgehalten. Bei Rückfragen fehlt der Beleg.
Notdienst-Einsätze unklar
Welche Einsätze nachts erledigt wurden, ist am Morgen nur lückenhaft dokumentiert.
Echte App-Screens
Erfassen, prüfen, abschließen.
So hilft HeWo
Legitimation, Leistung und Unterschrift in einem Ablauf
Vor Ort spricht der Monteur Leistung und Material ein, etwa Türöffnung und neuen Zylinder, und bestätigt jede Position vor dem Speichern. Die Prüfung der Berechtigung hält er als Notiz fest, dazu Fotos und die Unterschrift des Kunden.
Das Büro sieht erledigte Einsätze und verbautes Material, sobald das Handy Netz hat. Im Admin-Dashboard entsteht daraus die Rechnung, statt aus einer späteren Sammelmeldung.
- Material und Leistung direkt am Einsatz erfassen
- Prüfung der Berechtigung als Notiz festhalten
- Unterschrift und Foto dem Einsatz zuordnen
- Notdienst-Einsätze sofort belegen
Digitaler Ablauf
Vom Auftrag bis zur Büroübergabe
Der Ablauf bildet den Einsatz von der Anfahrt bis zum Nachweis ab, ohne die Entscheidung des Monteurs zu ersetzen.
Einsatz einordnen
Das Büro legt den Auftrag mit Kunde, Einsatzort und Anliegen an und weist ihn zu.
Legitimation prüfen
Wie Berechtigung und Identität geprüft wurden, steht in der Notiz am Auftrag.
Leistung dokumentieren
Türöffnung, Schlosswechsel und Material werden eingesprochen und am Auftrag gespeichert.
Kundenabschluss sichern
Foto, Unterschrift und offene Punkte werden festgehalten.
Büro übergeben
Nachweis und Material stehen für die Rechnung bereit.
Aus der Praxis
So wird aus einzelnen Angaben ein verlässlicher Prozess
Im Schlüsseldienst entscheidet die schnelle, vollständige Erfassung: Welche Leistung, welches Material und welche Legitimation gehört zu welchem Einsatz? Der mobile Ablauf schafft das auch unter Zeitdruck.
Notöffnung mit Legitimation
Eine Tür wird geöffnet. Die Prüfung der Berechtigung kommt in die Notiz, Leistung und Foto an den Auftrag. Der Nachweis ist vollständig, bevor der Monteur weiterfährt.
Schlosswechsel mit Material
Ein Schloss wird getauscht. Der neue Zylinder wird als Material eingesprochen und am Auftrag gespeichert, sodass die Rechnung im Büro sofort vorbereitet werden kann.
Nachtschicht mit mehreren Einsätzen
Mehrere Notdienste laufen nachts, jeder als eigener Auftrag im Admin-Dashboard. Jeder Einsatz wird einzeln belegt. Am Morgen liegt eine vollständige Übergabe vor.
Erst den Ablauf klären, dann digital abbilden
Vor der Einführung wird festgelegt, welche Information im Betrieb bereits zuverlässig vorhanden ist und wer sie verantwortet. Für Schlüsseldienst bedeutet das: Pflichtangaben werden nur dort eingesetzt, wo sie einen nachfolgenden Schritt absichern. Fachliche Entscheidungen bleiben bei den zuständigen Mitarbeitern. HeWo strukturiert die Übergabe und macht sichtbar, wenn eine Freigabe, ein Nachweis oder eine Rückmeldung fehlt.
Ein Pilot startet mit einem überschaubaren Auftragstyp und echten Fällen aus dem Bereich Objekt & Service. Team und Büro prüfen gemeinsam, ob die Erfassung vor Ort schnell genug ist und die Daten im Anschluss tatsächlich weiterhelfen. Erst danach werden weitere Auftragsarten, Automatisierungen oder Schnittstellen ergänzt. So wächst der digitale Prozess aus dem Arbeitsalltag heraus und nicht aus einer theoretischen Funktionsliste.
Passende Bausteine
Nur die Technik, die euren Ablauf verbessert
Mobiler Arbeitsnachweis
Leistung, Material, Foto und Unterschrift in einem Abschluss erfassen.
Legitimationsnachweis
Prüfung von Berechtigung und Identität als Notiz festhalten.
Notdienst-Erfassung
Einsätze auch nachts sofort belegen.
Materialübergabe
Verbautes Material für die Rechnung ans Büro geben.
Belegbar statt behauptet
HeWo kennt nur einen Stundensatz je Firma, getrennte Stundensätze für Nacht und Wochenende gibt es nicht, und Rechnungen entstehen im Admin-Dashboard, nicht an der Tür. In der Demo seht ihr echte App-Screens und könnt prüfen, ob das für euren Notdienst passt.
Häufige Fragen
Was Betriebe aus der Branche Schlüsseldienst wissen möchten
Was ist die beste Schlüsseldienst-Software für den Notdienst?
Die eine Schlüsseldienst-Software für alle Betriebe gibt es nicht. Wichtig ist, wie oft ihr nachts und am Wochenende rausfahrt, ob ihr direkt an der Tür abrechnen wollt und wie viel Material wie Zylinder und Beschläge ihr verbaut. HeWo nimmt euren Monteuren nach der Türöffnung den Papierkram ab. Material und Tätigkeiten werden auf Deutsch eingesprochen und vor dem Speichern zur Bestätigung angezeigt, nach der Unterschrift des Kunden auf dem Handy liegt der Arbeitsnachweis als PDF vor. Wollt ihr an der Tür eine fertige Rechnung übergeben, braucht ihr eine klassische Branchensoftware, denn Rechnungen entstehen in HeWo nur im Admin-Dashboard im Browser. Außerdem kennt HeWo nur einen Stundensatz je Firma, getrennte Stundensätze für Nacht und Wochenende gibt es also nicht.
Software-Vergleiche ansehenIst HeWo eine klassische Software für den Schlüsseldienst?
Nein. HeWo ist eine App für den Einsatz vor Ort mit Admin-Dashboard fürs Büro. Rechnungen an der Tür und getrennte Stundensätze für Nacht und Wochenende bietet sie nicht, dafür Zeiten, Material, Fotos, Unterschrift und Arbeitsnachweis als PDF.
Funktioniert die Erfassung auch im Notdienst?
Ja, sobald der Auftrag im Admin-Dashboard steht. Gerade kurze Einsätze profitieren von schneller Erfassung mit Sprache, Foto und Unterschrift.
Lässt sich die Legitimation dokumentieren?
Ja, als Notiz am Auftrag. Ein eigenes Formular für die Legitimation gibt es nicht, der Monteur hält fest, wie er Berechtigung und Identität geprüft hat.
Kommt das Material schneller ins Büro?
Ja. Verbautes Material wird direkt am Einsatz erfasst, statt es später nachzumelden.
Kann unsere vorhandene Software angebunden werden?
Eine Anbindung gehört nicht zur App. Das wäre ein eigenes Projekt nach Aufwand, den Preis gibt es nach Angebot. Outlook-Kalender und Materialimport per CSV oder Excel sind in allen Paketen enthalten.
Verwandte Branchen
Ähnliche Abläufe, andere Details
App-Demo
Soll euer Auftragsablauf weniger Handarbeit machen?
Erzählt uns kurz, welcher Prozess euch Zeit kostet. Wir sagen euch ehrlich, ob Automatisierung oder eine interne App sinnvoll ist und was dafür geklärt werden muss.