HeWo oder 123erfasst? Der Vergleich für euren Betrieb
123erfasst ist laut Anbieter eine mobile Software für Bau- und Handwerksbetriebe zur Digitalisierung von Baustellenprozessen. HeWo ist eine Software für Handwerks- und Servicebetriebe mit Admin-Dashboard im Browser und Monteur-App, in der vieles per Sprache erfasst wird. Hier seht ihr, was jedes Programm laut Anbieter kann und für welche Betriebe es passt.
Angaben zu 123erfasst geprüft am auf 123erfasst.de.
Software für Handwerks- und Servicebetriebe: Admin-Dashboard im Browser und Monteur-App, in der vieles per Sprache erfasst wird.
vs.
123erfasst
123erfasst ist laut Anbieter eine mobile Software für Bau- und Handwerksbetriebe zur Digitalisierung von Baustellenprozessen.
Kurz gesagt
123erfasst ist laut Anbieter modular aufgebaut: Zeiterfassung mit Abwesenheiten per App, auch ohne Netz, Formulare mit Unterschrift für Regieberichte, eine Plantafel per Drag & Drop, Gerätewartung, Kalkulation mit Angeboten und Rechnungen sowie Schnittstellen zu Lohnprogrammen wie DATEV Lodas.
HeWo setzt bei der Erfassung vor Ort an. Monteure sprechen Material, Zeiten und Tätigkeiten ein und bestätigen jede Position vor dem Speichern. Der Kunde unterschreibt den Arbeitsnachweis auf dem Handy. Rechnungen bereitet HeWo vor, eine Buchhaltung ersetzt es nicht.
Faustregel: Wollt ihr Arbeitszeiten samt Abwesenheiten erfassen, Personal und Geräte per Drag & Drop einplanen oder Prüffristen eurer Geräte verwalten, deckt 123erfasst das laut Anbieter ab, HeWo nicht.
Sollen 3 bis 20 Monteure beim Kunden einsprechen statt tippen und den Arbeitsnachweis direkt unterschreiben lassen, rechnet ihr nur mit 19 Prozent Umsatzsteuer ab und behaltet euer Buchhaltungsprogramm, kann HeWo passen.
Der Vergleich
HeWo und 123erfasst im Detail
Die Angaben zu 123erfasst stammen aus öffentlichen Quellen des Anbieters, jede Angabe mit Quelle. Die Angaben zu HeWo stammen aus unseren eigenen Produktunterlagen, alle Preise und Pakete stehen auf unserer Preisseite.
Vor Ort beim Kunden
App für Monteure
HeWo
Ja
Monteur-App für iOS und Android, dazu eine Web-Ansicht im Browser. Die Zugänge legt der Betrieb an.
123erfasst
Ja
Native Apps für iOS und Android: 123erfasst und die separate App „123erfasst Qualität“, laut Download-Seite des Anbieters.
Material, Zeiten und Tätigkeiten einsprechen, in jedem Paket ohne Mengengrenze, bis 120 Sekunden je Aufnahme. Der Monteur bestätigt jede Position vor dem Speichern. Nur auf Deutsch.
123erfasst
Teilweise
KI-Chat im Pro-Tarif der Office-Anwendung: Personen-, Projekt- und Gerätedaten laut Anbieter per Sprache oder Text abrufen und erfassen.
Die App arbeitet ohne Netz weiter und überträgt später, bis 7 Tage nach dem letzten Online-Start. Sprachauswertung sowie PDF öffnen und teilen brauchen Netz. Im Browser nur eingeschränkt.
123erfasst
Ja
Laut Anbieter ist die Zeiterfassung auch im Offline-Modus nutzbar. Die Daten gehen bei der nächsten Internetverbindung automatisch an den Server.
Ab 59 € netto pro Monat bei jährlicher Abrechnung, 3 Monteure inklusive. Im Monatstarif ab 71 € netto. Paketpreis pro Betrieb, gestaffelt nach Monteuren.
123erfasst
Je Modul pro Nutzer und Monat, z. B. Personal 7 bis 14,40 €, Kalkulation 50 bis 85 €, laut AGB zzgl. MwSt. Free-Stufe je Modul mit Nutzerlimit.
Handwerks- und Servicebetriebe mit 3 bis 20 Monteuren im Außendienst. Ab 21 Monteuren als individuelles Paket.
123erfasst
Laut FAQ Bau- und Handwerksbetriebe, u. a. Bauunternehmer, Tischler, Zimmereien, Gas-, Wasser- und Strom-Installateure, Architekten, Planer und Dachdecker.
Material, Zeiten und Tätigkeiten einsprechen, in jedem Paket ohne Mengengrenze, bis 120 Sekunden je Aufnahme. Der Monteur bestätigt jede Position vor dem Speichern. Nur auf Deutsch.
Teilweise
KI-Chat im Pro-Tarif der Office-Anwendung: Personen-, Projekt- und Gerätedaten laut Anbieter per Sprache oder Text abrufen und erfassen.
Die App arbeitet ohne Netz weiter und überträgt später, bis 7 Tage nach dem letzten Online-Start. Sprachauswertung sowie PDF öffnen und teilen brauchen Netz. Im Browser nur eingeschränkt.
Ja
Laut Anbieter ist die Zeiterfassung auch im Offline-Modus nutzbar. Die Daten gehen bei der nächsten Internetverbindung automatisch an den Server.
Ab 59 € netto pro Monat bei jährlicher Abrechnung, 3 Monteure inklusive. Im Monatstarif ab 71 € netto. Paketpreis pro Betrieb, gestaffelt nach Monteuren.
Je Modul pro Nutzer und Monat, z. B. Personal 7 bis 14,40 €, Kalkulation 50 bis 85 €, laut AGB zzgl. MwSt. Free-Stufe je Modul mit Nutzerlimit.
Handwerks- und Servicebetriebe mit 3 bis 20 Monteuren im Außendienst. Ab 21 Monteuren als individuelles Paket.
Laut FAQ Bau- und Handwerksbetriebe, u. a. Bauunternehmer, Tischler, Zimmereien, Gas-, Wasser- und Strom-Installateure, Architekten, Planer und Dachdecker.
„Keine Angabe“ heißt: Auf der Website von 123erfasst haben wir dazu am 10. September 2026 nichts Eindeutiges gefunden. Das bedeutet nicht, dass es die Funktion nicht gibt.
Wo 123erfasst mehr bietet
Modul Planung mit Disposition von Projekten, Geräten und Personal per Drag & Drop im Kalender, Schichten lassen sich ebenso zuweisen.
Zeiterfassung mit Abwesenheiten in der App. Wochenstunden werden laut Anbieter automatisch berechnet, gebuchte Zeiten und Abwesenheiten sind jederzeit im Büro abrufbar.
Schnittstellen zur Lohnabrechnung, laut Anbieter unter anderem DATEV Lodas und DATEV Lohn+Gehalt sowie weitere Lohnprogramme.
Wartungsplanung für eigene Geräte und Fahrzeuge mit Wartungs-, Inspektions- und Instandhaltungszyklen, Prüfzertifikaten und individuellen Erinnerungen.
Digitale Formulare mit Auswahl-, Foto-, Text- und Unterschriftsfeldern, laut Anbieter etwa für Regie- und Tagelohnberichte.
In der Kalkulation entstehen aus Angeboten direkt Aufträge und Rechnungen, im Pro-Tarif auch Abschlagsrechnungen. Aus Abschlags- und Schlussrechnungen lassen sich laut Änderungsprotokoll XRechnungen erstellen.
Wo HeWo anders ist
In der Monteur-App sprechen Monteure Material, Zeiten und Tätigkeiten ein. Die Aufnahme wird gegen euren Materialstamm ausgewertet, jede Position wird vor dem Speichern zur Bestätigung angezeigt. Nur auf Deutsch.
Nach der Kundenunterschrift auf dem Handy ist der Arbeitsnachweis sofort als PDF da, mit Zeiten, Material, bis zu 8 Fotos und Erledigungsstatus. Ist kein Kunde vor Ort, geht der Auftrag mit Grund zur Prüfung ans Büro, die Unterschrift lässt sich später nachholen.
Einen fotografierten Papier-Nachweis erkennt die App direkt auf dem Handy und zeigt erkannte Zeiten, Tätigkeiten und Material zur Prüfung an.
Angebote entstehen im Admin-Dashboard, der Kunde nimmt per Link ohne Login online an oder lehnt ab. Der Link ist 30 Tage gültig, die Entscheidung landet als Benachrichtigung im Büro.
Paketpreis pro Betrieb, gestaffelt nach Monteuren: ab 59 € netto pro Monat bei jährlicher Abrechnung, 3 Monteure und ein Zugang zum Admin-Dashboard inklusive.
Entscheidungshilfe
Für wen passt was?
123erfasst passt eher, wenn …
Ihr braucht eine Plantafel, auf der ihr Projekte, Geräte und Personal per Drag & Drop einplant.
Ihr wollt Arbeitszeiten samt Abwesenheiten erfassen und über eine Schnittstelle an eure Lohnsoftware geben, laut Anbieter etwa DATEV Lodas oder DATEV Lohn+Gehalt.
Ihr wollt die Wartung eurer eigenen Geräte und Fahrzeuge mit Fristen und Prüfzertifikaten in derselben Software planen.
Ihr braucht digitale Formulare für Regie- und Tagelohnberichte oder wollt aus Angeboten direkt Aufträge und im Pro-Tarif Abschlagsrechnungen machen.
HeWo passt eher, wenn …
Ihr habt 3 bis 20 Monteure im Außendienst, die vor Ort Zeiten, Material und Fotos am Auftrag erfassen.
Eure Monteure sprechen Deutsch und sollen Material, Zeiten und Tätigkeiten einsprechen statt tippen, mit Prüfschritt vor dem Speichern.
Der Kunde soll den Arbeitsnachweis direkt auf dem Handy unterschreiben, und ist niemand vor Ort, soll der Auftrag mit Grund ans Büro gehen.
Ihr rechnet ausschließlich mit 19 Prozent Umsatzsteuer ab, behaltet euer Buchhaltungsprogramm und wollt einen Paketpreis pro Betrieb, gestaffelt nach Monteuren.
Häufige Fragen
Fragen zu HeWo und 123erfasst
Ist HeWo eine Alternative zu 123erfasst?+
Für einen Teil der Betriebe ja. Geht es euch vor allem um die Erfassung am Auftrag, also Material, Zeiten und Tätigkeiten per Sprache und einen Arbeitsnachweis mit Kundenunterschrift auf dem Handy, kann HeWo passen. Für Personalzeiterfassung und Planung nein: HeWo erfasst Zeiten nur am Auftrag, ohne Abwesenheiten und ohne Zeitkonten, und hat keine Plantafel, keine Gerätewartung mit Prüffristen, keine konfigurierbaren Formulare und keinen Regiebericht. 123erfasst erfasst laut Anbieter auch Abwesenheiten, berechnet Wochenstunden automatisch und bietet eine Plantafel, Gerätewartung mit Prüfzertifikaten und Formulare für Regieberichte, dazu Schnittstellen zu Lohnprogrammen wie DATEV Lodas und DATEV Lohn+Gehalt. Außerdem rechnet HeWo nur mit 19 Prozent Umsatzsteuer ab, erstellt keine E-Rechnungen und ersetzt keine Buchhaltung. Wer HeWo ausprobieren will: Demo-Zugang für 14 Tage auf Anfrage, wir prüfen vorher kurz, ob es passt.
Was kostet 123erfasst im Vergleich zu HeWo?+
123erfasst berechnet laut Preisseite jedes Modul pro Nutzer und Monat, zum Beispiel Personal 7 bis 14,40 € und Kalkulation 50 bis 85 €, je nach Tarif und Zahlweise. Personal Standard kostet 8,40 € monatlich oder 7,00 € bei Jahreszahlung, Kalkulation Standard 56 € oder 50 € und Kalkulation Pro 85 € oder 75 €. Die Preisseite weist die Mehrwertsteuer nicht aus, laut AGB sind es Nettopreise zuzüglich Mehrwertsteuer. Laut Preis-FAQ müssen bei der Standardvariante eines Moduls alle Nutzer dieses Moduls bezahlt werden. Je Modul gibt es eine Free-Stufe für eine begrenzte Nutzerzahl, bei Kalkulation, Planung und Qualität für einen Nutzer. Laut AGB ist der Vertrag ohne gesonderte Vereinbarung unbefristet und mit einem Tag Frist zum Monatsende kündbar. HeWo berechnet einen Paketpreis pro Betrieb, gestaffelt nach Monteuren: ab 59 € netto pro Monat bei jährlicher Abrechnung, 3 Monteure und ein Zugang zum Admin-Dashboard inklusive. Im Monatstarif kostet HeWo ab 71 € netto pro Monat. Die Jahresabrechnung hat 12 Monate Mindestlaufzeit, der Monatstarif ist monatlich kündbar. Welches Modell für euch günstiger ist, hängt davon ab, wie viele Personen welche Module bräuchten. Alle Stufen stehen auf hewosystems.com/preise.
Können Monteure bei HeWo und 123erfasst per Sprache erfassen?+
Bei 123erfasst gibt es laut Anbieter im Pro-Tarif der Office-Anwendung einen KI-Chat, über den sich Informationen zu Personen, Projekten und Geräten per Sprache oder Text abrufen und erfassen lassen. In der HeWo Monteur-App sprechen Monteure Material, Zeiten und Tätigkeiten ein. Die Aufnahme wird gegen euren Materialstamm ausgewertet, jede Position wird vor dem Speichern zur Bestätigung angezeigt. Das funktioniert nur auf Deutsch, eine Aufnahme dauert höchstens 120 Sekunden, und für die Auswertung braucht das Handy Netz.
Können wir von 123erfasst zu HeWo wechseln?+
Für eure Kundendaten gibt es den Kundendatenimport für einmalig 59 € netto, im Paket Meister ist ein Import enthalten. Der Materialimport per CSV oder Excel ist in allen Paketen enthalten.
Quellen und Hinweise
Alle Angaben zu 123erfasst stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen des Anbieters und wurden am geprüft. Preise und Funktionen können sich seitdem geändert haben. Maßgeblich ist die Website von 123erfasst.
123erfasst ist ein Produkt von 123erfasst.de GmbH. HeWo Systems hat diesen Vergleich selbst erstellt und nicht mit dem Anbieter abgestimmt. Marken, Produkt- und Firmennamen gehören den jeweiligen Inhabern.
Ist eine Angabe falsch oder veraltet? Schreibt uns, dann prüfen wir sie und korrigieren den Vergleich. Das gilt auch für Hinweise von 123erfasst.de GmbH.