HeWo oder ToolTime? Der Vergleich für euren Betrieb
ToolTime ist laut Anbieter eine Handwerkersoftware für Angebote, Rechnungen, Einsatzplanung, Zeiterfassung und Dokumentation im Büro und auf der Baustelle, mit App für iOS und Android. HeWo ist eine Software für Handwerks- und Servicebetriebe mit Admin-Dashboard im Browser und Monteur-App, in der vieles per Sprache erfasst wird. Hier seht ihr, was beide Programme laut ihrem Anbieter können und für welchen Betrieb welches passt.
Software für Handwerks- und Servicebetriebe: Admin-Dashboard im Browser und Monteur-App, in der vieles per Sprache erfasst wird.
vs.
ToolTime
ToolTime ist eine cloudbasierte Handwerkersoftware für Angebote, Rechnungen, Einsatzplanung, Zeiterfassung und Dokumentation im Büro und auf der Baustelle.
Kurz gesagt
ToolTime deckt laut Anbieter Büro und Baustelle ab: Angebote mit Kalkulation, Abschlags- und Teilrechnungen mit Mahnwesen, E-Rechnungen in ZUGFeRD und XRechnung, eine digitale Plantafel und einen Materialkatalog mit Großhändler-Anbindung. In der App lassen sich Termine auch ohne Internetverbindung erstellen und dokumentieren.
HeWo ist auf die Erfassung vor Ort ausgelegt. Monteure sprechen Material, Zeiten und Tätigkeiten ein, jede Position wird vor dem Speichern zur Bestätigung angezeigt. Ist kein Kunde vor Ort, geht der Auftrag mit Grund ans Büro.
Faustregel: Braucht ihr Mahnungen, Abschlags- oder Teilrechnungen, E-Rechnungen, eine Plantafel oder eine Großhändler-Anbindung im selben Programm, passt ToolTime nach den Angaben beider Anbieter besser. HeWo bereitet Rechnungen nur mit 19 Prozent Umsatzsteuer vor und ersetzt keine Buchhaltung.
Habt ihr 3 bis 20 Monteure, die vor Ort auf Deutsch einsprechen statt tippen sollen, und behaltet ihr euer Buchhaltungsprogramm, kann HeWo die passendere Wahl sein.
Der Vergleich
HeWo und ToolTime im Detail
Die Angaben zu ToolTime stammen aus öffentlichen Quellen des Anbieters, jede Angabe mit Quelle. Die Angaben zu HeWo stammen aus unseren eigenen Produktunterlagen, alle Preise und Pakete stehen auf unserer Preisseite.
Vor Ort beim Kunden
App für Monteure
HeWo
Ja
Monteur-App für iOS und Android, dazu eine Web-Ansicht im Browser. Die Zugänge legt der Betrieb an.
ToolTime
Ja
Native App für iOS und Android laut App-Store- und Google-Play-Eintrag. Die iOS-Version wurde zuletzt am 29.08.2026 aktualisiert.
Material, Zeiten und Tätigkeiten einsprechen, in jedem Paket ohne Mengengrenze, bis 120 Sekunden je Aufnahme. Der Monteur bestätigt jede Position vor dem Speichern. Nur auf Deutsch.
ToolTime
Teilweise
Spracheingabe für die Dokumentation in der App. ToolTime Echo für Berichte per Sprache in über 20 Sprachen ist laut Anbieter in der Beta, mit Warteliste.
Die App arbeitet ohne Netz weiter und überträgt später, bis 7 Tage nach dem letzten Online-Start. Sprachauswertung sowie PDF öffnen und teilen brauchen Netz. Im Browser nur eingeschränkt.
ToolTime
Ja
Laut Anbieter lassen sich Termine auch ohne Internetverbindung erstellen und dokumentieren. Nur die Anmeldung in der App braucht eine Verbindung.
HeWo ist keine Buchhaltung. Rechnungsentwurf an Lexware. Für DATEV nur eine vorbereitete CSV-Datei, keine Direktanbindung.
ToolTime
Teilweise
DATEV-Schnittstelle als kostenpflichtiges Zusatzmodul für 19 € pro Monat. Lexware Office Integration ab dem Paket TEAM enthalten, bei SOLO nur auf Anfrage.
Ab 59 € netto pro Monat bei jährlicher Abrechnung, 3 Monteure inklusive. Im Monatstarif ab 71 € netto. Paketpreis pro Betrieb, gestaffelt nach Monteuren.
ToolTime
Jahresabo SOLO 79 € (1 Mitarbeiter), TEAM 149 € (bis 5), MAX 299 € (bis 10) im Monat, im 1. Jahr als Aktion 69/145/279 €. Netto oder brutto nicht angegeben.
Material, Zeiten und Tätigkeiten einsprechen, in jedem Paket ohne Mengengrenze, bis 120 Sekunden je Aufnahme. Der Monteur bestätigt jede Position vor dem Speichern. Nur auf Deutsch.
Teilweise
Spracheingabe für die Dokumentation in der App. ToolTime Echo für Berichte per Sprache in über 20 Sprachen ist laut Anbieter in der Beta, mit Warteliste.
Die App arbeitet ohne Netz weiter und überträgt später, bis 7 Tage nach dem letzten Online-Start. Sprachauswertung sowie PDF öffnen und teilen brauchen Netz. Im Browser nur eingeschränkt.
Ja
Laut Anbieter lassen sich Termine auch ohne Internetverbindung erstellen und dokumentieren. Nur die Anmeldung in der App braucht eine Verbindung.
HeWo ist keine Buchhaltung. Rechnungsentwurf an Lexware. Für DATEV nur eine vorbereitete CSV-Datei, keine Direktanbindung.
Teilweise
DATEV-Schnittstelle als kostenpflichtiges Zusatzmodul für 19 € pro Monat. Lexware Office Integration ab dem Paket TEAM enthalten, bei SOLO nur auf Anfrage.
Ab 59 € netto pro Monat bei jährlicher Abrechnung, 3 Monteure inklusive. Im Monatstarif ab 71 € netto. Paketpreis pro Betrieb, gestaffelt nach Monteuren.
Jahresabo SOLO 79 € (1 Mitarbeiter), TEAM 149 € (bis 5), MAX 299 € (bis 10) im Monat, im 1. Jahr als Aktion 69/145/279 €. Netto oder brutto nicht angegeben.
„Keine Angabe“ heißt: Auf der Website von ToolTime haben wir dazu am 10. September 2026 nichts Eindeutiges gefunden. Das bedeutet nicht, dass es die Funktion nicht gibt.
Wo ToolTime mehr bietet
Abschlags- und Teilrechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben. Mit dem Zahlungssystem ToolTime Pay werden Erinnerungen und Mahnungen laut Anbieter auf Wunsch automatisch versendet, dafür fällt eine Gebühr pro Transaktion an.
E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Eingehende E-Rechnungen lassen sich laut Anbieter als Ausgaben ablegen und verarbeiten.
DATEV-Schnittstelle zur Übergabe von Ein- und Ausgangsrechnungen an die Steuerberatung, als Zusatzmodul für 19 € pro Monat. Die Lexware Office Integration ist laut Preisseite ab dem Paket TEAM enthalten.
Digitale Plantafel, die laut Anbieter zeigt, welcher Mitarbeiter auf welcher Baustelle eingeplant ist. Dazu Zeiterfassung per Stoppuhr mit Pausenfunktion und Abwesenheitseintrag.
Materialkatalog mit Großhändler-Anbindung über IDS-Connect und DATANORM, GAEB-Import und -Export sowie Kalkulation mit Mischpositionen und Aufmaß-Übernahme mit Flächen- und Volumenberechnung laut Anbieter.
Die App ToolTime Echo macht laut Anbieter aus Spracheingaben und Fotos Arbeitsberichte, eingesprochen werden kann in über 20 Sprachen. Die App ist laut Anbieter in der Beta, der Zugang läuft über eine Warteliste.
Wo HeWo anders ist
Monteure sprechen Material, Zeiten und Tätigkeiten auf Deutsch ein. HeWo wertet die Aufnahme gegen den Materialstamm eures Betriebs aus, fragt nach, ob eine Position Verbrauch oder Aufmaß ist, und zeigt jede Position vor dem Speichern zur Bestätigung an.
Für den Abschluss gibt es drei Wege: mit Kundenunterschrift auf dem Handy, mit fotografiertem Papier-Nachweis oder ohne Unterschrift mit Grund. Im letzten Fall geht der Auftrag auf „Zur Prüfung“, das Büro wird benachrichtigt und gibt frei.
Papier-Nachweise fotografiert der Monteur mit dem Handy. Die Texterkennung läuft auf dem Gerät, erkannte Zeiten, Tätigkeiten und Material werden zur Prüfung angezeigt.
Der Paketpreis gilt pro Betrieb und ist nach der Zahl der Monteure gestaffelt, in festen Paketen bis 20 Monteure. Er beginnt bei 59 € netto pro Monat bei jährlicher Abrechnung, 3 Monteure inklusive.
Entscheidungshilfe
Für wen passt was?
ToolTime passt eher, wenn …
Ihr braucht Mahnungen, Abschlags- und Teilrechnungen, E-Rechnungen in ZUGFeRD und XRechnung oder eine DATEV-Schnittstelle im selben Programm.
Ihr wollt Einsätze auf einer digitalen Plantafel planen und Abwesenheiten im selben Programm eintragen.
Ihr wollt über IDS-Connect oder DATANORM an eure Großhändler angebunden sein, mit GAEB arbeiten oder Aufmaße mit Flächenberechnung kalkulieren.
Eure Monteure sollen auch in anderen Sprachen als Deutsch einsprechen können. Laut Anbieter soll das mit der App ToolTime Echo in über 20 Sprachen gehen. Die App ist derzeit in der Beta, der Zugang läuft über eine Warteliste.
HeWo passt eher, wenn …
Ihr habt 3 bis 20 Monteure im Außendienst, die vor Ort Zeiten, Material und Fotos erfassen.
Eure Monteure sprechen Deutsch und sollen Material, Zeiten und Tätigkeiten einsprechen, mit Prüfschritt vor dem Speichern.
Aufträge sollen auch ohne Kunde vor Ort abgeschlossen werden können, mit Grund ans Büro oder mit fotografiertem Papier-Nachweis.
Ihr rechnet ausschließlich mit 19 Prozent Umsatzsteuer ab und behaltet euer Buchhaltungsprogramm.
Häufige Fragen
Fragen zu HeWo und ToolTime
Ist HeWo eine Alternative zu ToolTime?+
Für einen Teil der Betriebe ja. Geht es euch vor allem um die Erfassung vor Ort, also Zeiten, Material und Tätigkeiten per Sprache und den Arbeitsnachweis mit Kundenunterschrift auf dem Handy, und habt ihr 3 bis 20 Monteure, kann HeWo passen. Die Spracherfassung funktioniert bei HeWo nur auf Deutsch. Braucht ihr Mahnungen, Abschlags- oder Teilrechnungen, E-Rechnungen, eine Plantafel, Abwesenheiten, ein Bestellwesen, GAEB oder eine DATEV-Direktanbindung, ist HeWo keine Alternative, denn das bietet HeWo nicht. Dasselbe gilt, wenn ihr mit ermäßigtem Satz, nach § 13b oder mit Kleinunternehmerregelung abrechnet. Ausprobieren könnt ihr HeWo mit dem Demo-Zugang für 14 Tage auf Anfrage, wir prüfen vorher kurz, ob es passt.
Was kostet ToolTime im Vergleich zu HeWo?+
ToolTime nennt auf seiner Preisseite drei Pakete: SOLO mit 1 Mitarbeiter, TEAM mit bis zu 5 und MAX mit bis zu 10 Mitarbeitern. Im Jahresabo kosten die Pakete regulär 79, 149 und 299 € im Monat. Für das erste Vertragsjahr nennt ToolTime als Aktion 69, 145 und 279 €, ab dem zweiten Jahr gelten laut Preisseite die regulären Preise. Bei monatlicher Zahlung nennt die Preisseite 89, 169 und 329 €, die Mindestlaufzeit beträgt laut Preisseite 12 Monate. Ob die Beträge netto oder brutto sind, steht auf der Preisseite nicht. Die DATEV-Schnittstelle kostet dort zusätzlich 19 € pro Monat. HeWo kostet ab 59 € netto pro Monat bei jährlicher Abrechnung mit 3 Monteuren inklusive, im Monatstarif ab 71 € netto. Das ist ein Paketpreis pro Betrieb, gestaffelt nach der Zahl der Monteure, ein Zugang zum Admin-Dashboard zählt nicht als Monteur. Das Paket Meister für 15 bis 20 Monteure kostet 249 € netto pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Welches Programm für euch günstiger ist, hängt davon ab, wie viele Mitarbeiter ihr bei ToolTime und wie viele Monteure ihr bei HeWo braucht. Die ganze Staffel steht auf hewosystems.com/preise.
Funktionieren ToolTime und HeWo ohne Internet?+
Laut Hilfe-Center von ToolTime lassen sich in der App Termine auch ohne Internetverbindung erstellen und dokumentieren, nur für die Anmeldung braucht es eine Verbindung. Die HeWo Monteur-App arbeitet ohne Netz weiter und überträgt später, bis 7 Tage nach dem letzten Online-Start. Offline gehen bei HeWo unter anderem Zeiten, Material, Fotos, Sprachaufnahmen und der Abschluss mit oder ohne Unterschrift. Netz braucht HeWo unter anderem für das erste Anmelden, die Auswertung der Sprachaufnahmen, Materialvorschläge und zum Öffnen und Teilen des PDFs. Im Browser arbeitet HeWo ohne Netz nur eingeschränkt, wer offline arbeiten will, braucht die App.
Können wir von ToolTime zu HeWo wechseln?+
Für den Umstieg gibt es bei HeWo zwei Hilfen. Den Kundendatenimport bieten wir für einmalig 59 € netto an, im Paket Meister ist ein Import enthalten. Euren Materialstamm könnt ihr in allen Paketen per CSV oder Excel importieren.
Quellen und Hinweise
Alle Angaben zu ToolTime stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen des Anbieters und wurden am geprüft. Preise und Funktionen können sich seitdem geändert haben. Maßgeblich ist die Website von ToolTime.
ToolTime ist ein Produkt von ToolTime GmbH. HeWo Systems hat diesen Vergleich selbst erstellt und nicht mit dem Anbieter abgestimmt. Marken, Produkt- und Firmennamen gehören den jeweiligen Inhabern.
Ist eine Angabe falsch oder veraltet? Schreibt uns, dann prüfen wir sie und korrigieren den Vergleich. Das gilt auch für Hinweise von ToolTime GmbH.